善用工具更好地管理自己的时间

大概五六年前就开始使用各类清单软件管理 TODO List，清单管理的本质是对时间的管理，在这方面有很多成熟的方法论，比如四象限管理法、番茄工作法、FAST 四部曲、GTD 工作法等等，早几年对时间管理理解不足，使用总是会出现这么几种问题：

分类杂乱，基本都是按照生活、工作、学习和娱乐这四类进行分类，最后分着分着发现颗粒度太大了清单项目的处理时间非常集中，忙的时候很忙，闲的时候很闲无限拖延，TODO 一大堆，基本全部超期，而且还不断有增量，后面就不想管理了

其实核心的问题就那么几个：

重要但是不紧急的时候没有及时处理，最后全部堆积为重要且紧急的事情事情没有细分，颗粒度过大，导致一个任务的执行时间得不到准确的记录没有规划好今天的事情，只注重记录，不注重执行

昨天给大家推荐了滴答清单这个应用，这个清单设计最巧妙的地方就在于标签和智能清单这两个功能，通过标签可以给任务提供更加丰富的元信息，以便在创建智能清单的时候进行任务筛选和分类，我的智能清单是从三个维度进行的整理：

按紧急重要四象限分类，紧急性以时间为切割线，五天内为紧急，五天以后为不紧急；重要性以优先级为切割线，中、高优先级为重要，低优先级为不紧急按事情颗粒度分类，我将颗粒度分为牛蛙、青蛙和蝌蚪三类，牛蛙就是需要被重新分解的大任务，青蛙就是比较耗时的小任务，蝌蚪就是不怎么耗时间或者不怎么耗脑子的迷你任务按场景分类，分为工作、生活、学习和娱乐，上班时间一般只看工作类，下班以后看生活类

在记录任务的时候，我会给任务标注这些信息：标签、优先级、截止时间（或时间段），打标完成以后，任务就会自动进入到各个智能分组，整理本就是件很繁琐的事情，这也是为什么我喜欢智能分组的原因。

接下来需要做的，就是每天检查、整理当天的清单任务了，确保每天有 1~3 个青蛙任务和 3~7 个蝌蚪任务，太多了精力会分散，太少了又不够充实；当遇到牛蛙任务时，可以新建一个同名的清单列表，将任务细分成青蛙任务和蝌蚪任务，这样就可以保证所有的事项都可以均匀地落在日历时间段上了。

其实工具再强大，自己的时间管理理念没有跟上来，工具依然是个废物，慢慢地去尝试管理自己的时间，多去记录自己在做什么事情，然后再去回顾、优化。过去几年，我几乎尝遍了各种时间管理软件，一直觉得不好用，最近一两年转变观念后发现，即便是 Mac 原生的 Reminders 也能很好的帮助我管理任务。

当然，优秀的工具，管理起来会更顺手，滴答清单还是不错的，也推荐使用 Microsoft To Do，它除了没有日历展示能力，各方面也都是比较优秀的。

管理自己的时间，本身就是一件耗时的事情，因为管理就意味着需要记录、分析然后优化，管理是为了产生更好的效果，管理是为了帮助自己更好地掌控自己的时间，花些时间去管理自己的时间，我觉得，还是很有必要的。

昨天在微博上推荐的滴答清单内容：

用了半个小时的滴答清单，就付费成了高级会员，它几乎就是一个 Wunderlist 的升级版本，支持多人协同，我想要的功能都十分简洁地提供了出来，最让人满意的几点是：

提供了日历视图，并且能够导入本地日历和订阅远程日历提供了摘要功能，能够将一定时间内的 TODO List 做汇总，这不就是周报机器人么~提供了标签组和智能组能力，可以更好地对清单进行分类、整理和呈现将各种高频操作都统一到了右键菜单中，快捷设置好一个清单，体验做的很赞支持微信公众号通知、查看以及直接回复以添加清单

另外还有几个不错的点：

支持设置任务的时间段，曾经用过的 TODO List 都是时间点，这个在日历上呈现就十分直观了非常好地融合了番茄时钟，虽然我不怎么用的，但它这种设计会驱使我去尝试提供了任务和笔记模板能力，比如一键创建旅行清单提供了打卡的能力帮助培养习惯支持几乎所有端同步

整体使用体验就是，产品设计很用心，细节抠的挺多。唯一不满意的是，不支持一次性付费，需要年费订阅，不过看起来还是个迭代颇为频繁的产品，年费 139 也能接受。

本文无意给滴答清单做广告，不过无心插柳柳成荫，重点还是希望大家了解下通过工具管理时间的一些技巧。